【手帳術】”できるサラリーマン”へ変身。初心者・新卒・初主任にお勧めする手帳術

2020年1月22日


毎年、11月辺りから、書店、Loft、文具屋、雑貨屋等に並び始める、「手帳」。

書店のビジネス書的なエリアにも「手帳術」的な言葉が並びます。

同時に、細っいボールペンも並びますよね。

学生であれば、「可愛い」、「カッコいい」なんていう理由で購入するのも

良いとは思いますが。。。

社会人の場合、「手帳」を、

上手く自身をコントロールする道具

として使いこなせるかどうかが一つの関門ではないか、と大袈裟でなく、思っています。

私は、正社員として働く時期が26歳と周りよりも遅かった事もありますが、

35歳位まで、自身の「手帳術」のルーティンが作れませんでした。

今や、現在40歳前半。一般社会では、課長職で仕事をしているので、新しい部下には

の新入社員や新任主任などには、まず、「手帳術」から指導するようにしています。

ですので、ちょっと「手帳」には、煩い(うるさい、うざいではない)こだわり

があるのです。

そんな、チョットうざい私から、手帳の選び方や考え方なんかを伝授できればと

思い、記事にしてみました。

手帳を購入する前に、一度、お読みいただけると嬉しいです。

苦労話(長々となるので、飛ばしてもらっても…)

長々と書き連ねますので、時間のない方は飛ばしてくださいねww

私は、上にも書きましたが、現場職が長かったので、正社員になるのが遅いサラリーマンでした。

また、新卒ではなく、「働き方」的な事を人から教わる事が無かったので、見様見真似

ビジネス本を読みまくり、自身のスタイルを作り上げる方法しかありませんでした。

また、通勤時間が長い時期もありましたので、荷物を最大限小さく、軽くしたいけど、

バッグの中には全てが詰まっている状況を作りたかったり、チョット煩いところもありました。

そんな中で自身の「手帳スタイル」を気づき上げていった経緯があります。

「手帳」に期待する事

社会人期間が長くなると、比例して、業務量が増え、納期が長い仕事が出てきます。

そんな時、ミス不安を取り除いてくれるのが、「手帳」という道具。

逆にいうと「手帳」はミスや不安を取り除いてくれるわけです。

では、ビジネスマンはどのような事を「手帳」に期待するのでしょうか?

ざっと、私見を書き上げます。

  1. 1カ月単位で自分のスケジュールを確認したい
  2. 今日のタスクを知りたい。
  3. 沢山ある業務の中から優先順位を付けたい。
  4. 顧客からの電話での要求や煩い上司の指示をメモりたい。
  5. 「ふっ」と思い浮かんだアイディアを書き留めたい。
  6. 会議やセミナー等で学んだことを書き取りたい。

いかがでしょうか?課長職までであれば、こういった所ではないでしょうか?

1.1ヶ月単位スケジュール管理を行う。

イベントや会議、来客や接客、営業など、様々や約束を、時間単位で記入します。

ブッキングして、先方に断りを入れる事は、信頼問題に関わりますよね。

また、スケジュールは1カ月単位、1週間単位で確認したいですし、プライベート

なイベントは大事にしたいですよね。

2.1日単位でTODO、タスク管理を行う

初動、納期管理、また、本日の作業管理です。本日のスケジュールを確認し、

どの時間にどの作業を行うべきか?本日仕上げなければならない業務は何かを確認します。

また、本日のタスクを埋め、集中できる時間帯を調べる事も重要になってきます。

3.多数のタスクに対し優先順位をつける

ビジネスシーンにおいて、「Priority」を常に意識する事は大事な事です。

タスク管理を行うのであれば、優先順位付けを行える必要があります。

4.電話の内容や突発的な上司の指示をメモる。

スマホを持って作業している場合、デスクで客からの電話を受けるとは限りません。

また、上司との何気ない会話から、業務の指示がなされる場合があり、それをすぐに

メモる必要があります。

5.「ふっ」と思い浮かんだアイディアを書き留める

TVを見ている時、帰宅時の電車内、彼女との会話の途中、飲んでいる時、様々なシーンで

「ふっ」と仕事(でなくてもプライベートでも)のアイディアを思い浮かぶ時ってありませんか?

それって、後になってから、思い浮かべる事って、至難の業なんですよね。。。

6.会議やセミナー等で学んだことを書きとる

会議の議事録を突然任されたり、セミナーの報告書を書かなければならない時ってありますよね。

結構なボリュームで書きださないといけません。しかも、そのメモって、議事録や報告書を

提出した後って、見直さないものですよね。

手帳の種類

では、手帳にはどの様な種類があるのでしょうか?

簡単に書き出してみます。

いわゆる手帳

いわゆる手書き型の手帳です。サイズは、ビジネス手帳であれば、

A4、B5、A5、B6、A6、ナロータイプ(細方)、ミニタイプ

とそれぞれあります。

ノート型

1年分のノート型ですね。

ノートのみのパターンと、カバーがあって毎年中身のノートを交換する2タイプがあります。

綴じ型

表紙と中身を別々に購入するタイプですね。真ん中が丸リングタイプが主流です。

アプリ

スマホやPC、タブレットを持ち歩くケースが多い為、手帳にアプリを使用する方も

多いのではないでしょうか?

Googleカレンダー

Googleアカウントを持っていれば誰でも使用可能です。iOSキャリアでもアプリがあります。

TimeTree

複数名で共有できるカレンダーです。働く組織の中が良ければ使いやすいアプリです。

ジョルテ・カレンダー

アプリカレンダーの老舗です。Googleカレンダー等と連携も可能で使用感が書く手帳に似ています。

手帳のフォーマット

手帳には、開くと幾つかのフォーマットがあります。また、2つ以上が重なっているパターンも

あります。

月間マンスリータイプ

  • 【〇】1ヶ月の予定が分かりやすい。
  • 【〇】見開き1ヶ月の為、ページ数が少ない → 軽い
  • 【×】書く枠が小さい

週間バーティカルタイプ

  • 【〇】1週間の予定が見やすい
  • 【〇】営業など大枠の時間単位の仕事が見やすい
  • 【×】日々のタスク、納期等が記載しにくい

週間レフトタイプ

  • 【〇】フリースペースが多い
  • 【〇】1週間の予定が見やすい
  • 【×】時間管理が難しい

その他

週間ホリゾンタイプ、週間ブロックタイプ、1日1ページタイプ、ガンチャートタイプ等

ありますが、特殊な機会に使用される事が多い為、割愛しますね。

そして、たどり着いた現在のスタイル

GoogleカレンダーとA5サイズのノートとEvernoteの併用

に落ち着きました。

簡単に使い方を説明します。

スケジュール帳はGoogleカレンダー

AppStoreからダウンロード Google Play で手に入れよう

スケジュール帳に私が必要な要素を書き出します。

  • 1ヶ月、1週間と中長期で確認する必要がある。
  • 1年先の予定の入力、1年前の予定の確認をしなければならない。
  • 記載(入力)は1回にしなければ、記載ミスが生じる。
  • 簡単に色分けしたい。
  • 定期的にあるタスクを記載(入力)する事が簡単であってほしい。

この時点で、必然的にアプリになってしまいます。

ただ、Googleカレンダーも万全という訳ではありません。

  • 1ヶ月カレンダーになると、スマホではほとんど確認できない。
  • スマホに登録している人の誕生日が入力されている

役職が上がれば上がる程、長期間のタスクが発生しますし、月例作業が増えます。

こういった事へ対応するには、やはり、アプリが良いと思います。

日々のタスクや問題点、会議のメモなどはA5サイズノートへ

私の場合、仕事を始める前の15分間、本日のスケジュールとタスクを書き出します。

できるだけ、そうします。Googleカレンダーと1週間前程度までさかのぼり、今日の

スケジュールを確認します。

そして、その日の重要タスクを行う時間帯を決めてから、業務に入ります。

(カッコいい事言ってますが、毎日はできていませんww)

その為には、フリーノートが一番です。お勧めは「キャンパスノートの黒 30枚」。

ビジネスシーンで机に出してもカッコ悪くはありませんし、軽いですし、170円程度

と非常にリーズナブルです。

私の場合、1日1ページと決めて上段と下段に分けます。

上段は、今日のスケジュールとタスク。【予定】

下段を、今日起きた事(クレームとか、部下からの相談とか)【結果】

として使用しています。

アイディア書き出しはEvernote

AppStoreからダウンロード Google Play で手に入れよう
何か思いついた時はすぐに、Evernoteに入力するようにしています。

40歳ともなると、物忘れが激しくなりますww

思いついた時に、思いついたものを残しておかないと、思い出した内容どころか

思い出した事実すら思い出せませんwww

また、ニュースで面白いと感じた事をそのまま残す事ができる機能もあり、とても

便利です。

もちろんん、ブログのネタもEvernoteを使用しています。

まとめ

いかがでしょうか?

私の方法は、「安い」「軽い」「道具が少ない」「いつでもどこでも」「長期に使用」

とメリットが多い方法です。

もし、ビジネスシーンで、スケジュールの立て方や手帳術にお悩みであれば、

お試しいただければと思います。

また、皆さんの手帳術等、教えてください。

手帳使用時、良く使っていた高橋の手帳のリンクも張り付けておきます。

是非、購入の際は、ご利用ください。

↓↓高橋の手帳 クリック↓↓


高橋 手帳 2020年 B5 デスクダイアリー 黒 No.66 (2020年 1月始まり)

最後までお読みいただきありがとうございました。


お勧め品

Posted by 7nana